Datenschutzinformationen für Geschäftspartner

Diese Datenschutzinformation für Geschäftspartner unterrichtet Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei Wellenbrecher e.V. Zu Ihren personenbezogenen Daten gehören gem. Art. 4 lit. 1 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) alle Informationen, die sich auf Ihre Person beziehen oder beziehen lassen, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen oder zu einer Organisations- oder Kundennummer, mit der Ihre Person identifiziert werden kann. Wir stellen diese Datenschutzinformation für Geschäftspartner zur Verfügung, um als verantwortliche Stelle die Datenverarbeitungsprozesse bezüglich unserer Auftraggeber, Lieferanten und Geschäftspartner (kollektiv „Geschäftspartner“ genannt) sowie deren Mitarbeiter, die mit Wellenbrecher e.V. in Verbindung stehen, zu erläutern.

Umfang

Diese Mitteilung gilt, wenn Sie ein selbständiger Geschäftspartner von Wellenbrecher e.V. (z. B. als Lieferant, Auftraggeber, oder Berater) sind oder wenn Sie ein Mitarbeiter von einem Geschäftspartner sind, der im Auftrag des Geschäftspartners mit Wellenbrecher e.V. agiert.

Kategorien personenbezogener Daten und Datenquellen

Wellenbrecher e.V. verarbeitet folgende personenbezogene Daten von Ihrem Unternehmen oder von Dritten (z. B. Ihrem Vorgesetzten, Behörden oder öffentliche Ressourcen):
Personenbezogene Daten in Bezug auf selbständige Geschäftspartner: Name, geschäftliche Kontaktdaten, angebotene Dienstleistungen oder Produkte, Vertragsinformationen, Kommunikationsinhalte (wie E-Mails oder geschäftliche Briefe, Faxmitteilungen), Zahlungsinformationen, Rechnungsinformation und Geschäftsbeziehungsverlauf.

Personenbezogene Daten in Bezug auf Mitarbeiter eines Geschäftspartners: Name, geschäftliche Kontaktdaten, Name des Arbeitgebers, Titel/Position und Kommunikationsinhalte (wie E-Mails oder geschäftliche Briefe, Faxmitteilungen).

 

Zwecke der Datenverarbeitung und die gesetzliche Grundlage, die Daten zu verarbeiten

Wellenbrecher e.V. verarbeitet Ihre Daten für folgende Zwecke:
• Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten gemäß Artikel 6 Abs.1b DSGVO z. B. bei Anbahnung, Abschluss, Durchführung und Beendigung eines Vertrages über Produkte oder sonstige Vereinbarungen mit Ihnen oder Dritten.
• Im Rahmen der Interessenabwägung gemäß Artikel 6 Abs. 1f DSGVO. Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten: z.B. Verarbeitung in unserer Datenbank, Verarbeitung von internen Telefon- und Kontaktlisten, interne und externe Kommunikation, Übermittlung von Daten innerhalb der Unternehmens für interne Verwaltungszwecke (z.B. im Projektmanagement),  Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs, Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit (z.B. Zutrittskontrollen), Maßnahmen zur Geschäftssteuerung sowie Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten, Risikosteuerung, Verhinderung von Straftaten, Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, Marketingmaßnahmen (z.B. Newsletter-Versand an Geschäftspartner), Vorbereitung, Durchführung und Auswertung von Messebeteiligungen, Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen, Anbahnung von Verträgen mit Geschäftspartnern, Beantragung, Durchführung und Abrechnung von Förderprojekten u.a.
• Aufgrund Ihrer Einwilligung gemäß Artikel 6 Abs. 1a DSGVO, soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke gegeben haben, z.B. Anmeldung zum Newsletter u.a.

• Aufgrund gesetzlicher Vorgaben gemäß Artikel 6 Abs.1c DSGVO, d.h. diverser rechtlicher Verpflichtungen, z.B. § 257 Handelsgesetzbuch und § 147 Abgabenordnung und GoBD zur Aufbewahrung steuerrelevanter Daten, Sozialgesetzbuch und anderer relevanter Gesetze.

 

Empfänger-Kategorien

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Mitarbeiter Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Von uns vertraglich verpflichtete Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten, wenn die beteiligten Personen zur Verschwiegenheit verpflichtet sind und schriftliche datenschutzrechtliche Verpflichtungen gewahrt werden. Dies sind im wesentlichen Unternehmen aus den im Folgenden aufgeführten Kategorien: Unterstützung/Wartung von EDV-IT-Anwendungen, Hoster von Webseiten, Archivierung, Call-Center-Services, Dokumenten- und Datenträgervernichtung, Einkauf/Beschaffung, Beitreibung von Forderungen, Rechtsanwälte zur Geltendmachung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche, Zahlkartenabwicklung (z.B. Kreditkarten), Lettershops, Marketingagenturen, Steuerberater zum Erstellen der Monats- und Jahresabschlüsse, Post- und Transportdienstleistungen, Zahlungsverkehr. Des weiteren können Dritte zu bestimmten Zwecken Daten erhalten, wenn dies zur Anbahnung, zum Abschluss, zur Durchführung oder zur Beendigung eines Vertrages mit Ihnen oder Dritten im Rahmen Ihres Vertragsverhältnisses für die o.g. Zwecke der Datenverarbeitung und die gesetzlichen Grundlagen, die Daten zu verarbeiten, erforderlich ist oder Sie uns eine Einwilligung erteilt haben.

Aufbewahrungsfristen

Die personenbezogenen Daten werden solange wie erforderlich von Wellenbrecher e.V. und unseren Dienstleistern gespeichert, bis unsere Verpflichtungen erfüllt sind. Die Daten werden so lange gesichert, wie dies für den Zweck erforderlich ist, gemäß dem geltenden Datenschutzgesetz. Sobald Wellenbrecher e.V. die Daten nicht länger zur Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Verpflichtungen benötigt, werden diese aus unseren Systemen und Aufzeichnungen entfernt und/oder Maßnahmen ergriffen, sodass Ihre personenbezogenen Daten ordnungsgemäß anonymisiert werden, sodass sie nicht mehr identifizierbar sind. Davon ausgenommen sind personenbezogene Daten von Ihnen zur Einhaltung gesetzlicher oder aufsichtsrechtlicher Verpflichtungen, denen Wellenbrecher e.V. unterliegt. Z. B. gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen, die sich aus Handelsgesetzbuch und Steuergesetzbuch ergeben und die sich meist zwischen 6 und 10 Jahren befinden oder zur Beweissicherung innerhalb einer Verjährungsfrist, die normalerweise 3 Jahre beträgt, aber auch bis zu 30 Jahren andauern kann.

Ihre Rechte

Sollten Sie Ihr Einverständnis hinsichtlich bestimmter Verarbeitungstätigkeiten gegeben haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung auf die Zukunft widerrufen. Diese Widerrufung wird die vorherige Bearbeitung von Daten nicht beeinflussen. Gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen haben Sie das Recht
a) Einsicht in Ihre personenbezogenen Daten zu nehmen
b) die Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten anzusetzen
c) die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu beantragen
d) Einschränkungen bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten vorauszusetzen
e) die Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten anzufordern
f) der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu wiedersprechen.

Beachten Sie, dass die oben genannten Rechte durch nationales Recht beschränkt sein könnten.

Auskunftsrecht

Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung zu erhalten, ob wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten und auf diese Daten Zugriff zu erlangen. Die Zugriffsinformationen enthalten unter anderem den Zweck der Verarbeitung, die Kategorien der personenbezogenen Daten, die Betroffenen und die Empfänger oder Kategorien der Empfänger. Dies ist jedoch kein absolutes Recht und die Interessen anderer Personen können Ihr Zugangsrecht einschränken. Sie haben das Recht, eine Kopie von den personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden, zu erhalten. Für weitere Kopien, die von Ihnen angefordert werden, haben wir das Recht, eine angemessene Gebühr für die administrativen Kosten zu veranschlagen.

Recht auf Löschung (Recht auf Vergessen)

Unter bestimmten Umständen haben Sie das Recht auf Löschung von personenbezogenen Daten, die Sie betreffen.

Recht auf eingeschränkte Verarbeitung

Unter bestimmten Umständen haben Sie das Recht, von uns eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu erhalten. Unter diesen Umständen werden die entsprechenden Daten markiert und nur für einen bestimmten Zweck verarbeitet.

Recht auf Datenübertragung

Unter bestimmten Umständen haben Sie das Recht, die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, häufig verwendeten und maschinenlesbaren Format zu erhalten und sind berechtigt, diese Daten ungehindert an ein anderes Unternehmen zu übermitteln.

Beschwerde

Sie haben zusätzlich das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzulegen:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (ldi)
Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf
Tel: (0211) 38424-0, Fax: (0211) 38424-10
poststelle@ldi.nrw.de

Widerspruchsrecht gemäß Artikel 21 DSGVO

Die betroffene Person hat das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben e oder f erfolgt, Widerspruch einzulegen. Da Wellenbrecher e.V. Ihre personenbezogenen Daten primär für die Zwecke des Vertragsverhältnisses mit Ihnen verarbeitet und nutzt, hat Wellenbrecher e.V. grundsätzlich ein berechtigtes Interesse, Ihre Daten zu verarbeiten, was hingegen Ihren Einschränkungsantrag aufheben wird. Um dieses Recht auszuüben, kontaktieren Sie uns bitte. Wellenbrecher e.V. führt keine automatische Entscheidungsfindung nach Art.22 Abs.1,4 DSGVO durch.

Kontakt

Sollten Sie Fragen bezüglich der Mitteilung oder Ihrer Recht haben, nehmen Sie bitte unter info@wellenbrecher.de Kontakt zu unserer Geschäftsstelle auf. Den Datenschutzbeauftragten von Wellenbrecher e.V. können Sie unter folgenden Kontaktdaten erreichen:
BITsic -Datenschutz und Informationssicherheit-
Paul Köhler
E-Mail: paul.koehler@bitsic.de
Internet: www.bitsic.de